Anexa NR. 12 la Hotărârea Consiliului Local al municipiului Slobozia nr. 12/ 31.01.2019

REGULAMENTUL PRIVIND ORGANIZAREA ŞI FUNCŢIONAREA

DIRECŢIEI DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR A MUNICIPIUL SLOBOZIA

CAPITOLUL I

DISPOZIŢII GENERALE

Art. 1 – Direcţia de Evidenţa Persoanelor a Municipiului Slobozia se organizează în subordinea Consiliului Local al municipiului Slobozia, în temeiul art. 1 alin. (1) din Ordonanţa Guvernului nr. 84/2001 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 372/2002, cu modificările şi completările ulterioare.

Art. 2 – (1) Direcţia de Evidenţa Persoanelor este constituit în conformitate cu prevederile art. 25 alin. (1) din Ordonanţa Guvernului nr. 84/2001.

(2) Direcţia de Evidenţa Persoanelor a Municipiului Slobozia se constituie cu personalitate juridică, prin hotărâre a consiliului local.

Art. 3 – (1) Scopul Direcţiei de Evidenţa Persoanelor este acela de a exercita competenţele ce îi sunt conferite prin lege pentru punerea în aplicare a prevederilor actelor normative care reglementează activitatea de evidenţă a persoanelor în sistem de ghişeu unic.

(2) Activitatea Direcţia de Evidenţa Persoanelor se desfăşoară în interesul persoanei şi al comunităţii, în sprijinul instituţiilor statului, exclusiv pe baza şi în executarea legii.

Art. 4 – Activitatea Direcţiei de Evidenţa Persoanelor este coordonată şi controlată metodologic, în mod unitar, de Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date, denumită în continuare D.E.P.A.B.D., şi de Direcţia de Evidenţă a Persoanelor a judeţului Ialomița.

Art. 5 – (1) Direcţia de Evidenţa Persoanelor asigură întocmirea, păstrarea, evidenţa şi eliberarea actelor de stare civilă, a cărţilor de identitate, a cărţilor electronice de identitate şi a cărţilor de alegător, precum și desfășurarea activităților de primire a cererilor și de eliberare a pașapoartelor simple electronice, a permiselor de conducere, a certificatelor de înmatriculare a vehiculelor și a plăcilor cu numere de înmatriculare, în sistem de ghișeu unic.

(2) În vederea îndeplinirii prerogativelor cu care este investită, Direcţia de Evidență a Persoanelor colaborează cu celelalte structuri ale primăriei, ale Ministerului Afacerilor Interne şi cooperează cu autorităţile publice, precum şi cu persoane fizice şi persoane juridice, pe probleme de interes comun, potrivit prevederilor actelor normative în vigoare.

CAPITOLUL II

ORGANIZAREA SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENŢA PERSOANELOR

Art. 6 – (1) Structura organizatorică, statul de funcţii şi regulamentul de organizare şi funcţionare ale direcţiei de evidență a persoanelor se stabilesc prin hotărâre a consiliului local al municipiului Slobozia, cu avizul prealabil al D.E.P.A.B.D şi al Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici.

(2) Organigrama direcţiei de evidență a persoanelor este prevăzută în anexa nr. 1 la prezentul regulament.

(3) Statul de funcţii al direcţiei de evidență a persoanelor este prevăzut în anexa nr. 2 la prezentul regulament.

Art. 7 – Direcţia de Evidenţa Persoanelor are atribuţii pe linie de:

a) – evidenţă a persoanelor şi eliberare a actelor de identitate;

b) – stare civilă;

c) – eliberare a pașapoartelor simple electronice, a permiselor de conducere, a certificatelor de înmatriculare și a plăcilor cu numere de înmatriculare a vehiculelor;

d) – informatică;

e) – analiză – sinteză, secretariat-arhivă şi relaţii publice.^¹

Art. 8 – (1) Direcţia de Evidenţa Persoanelor exercită atribuţiile ce-i sunt conferite de lege pentru soluţionarea cererilor cetăţenilor care au domiciliul sau reşedinţa pe raza de competenţă.

(2) În vederea atingerii obiectivelor stabilite, activitatea direcţiei are la bază relaţii de autoritate (ierarhice, funcţionale), de cooperare, de coordonare şi de control, potrivit atribuţiilor stabilite pentru fiecare structură componentă în parte.

(3) Relaţiile de autoritate ierarhice se stabilesc între conducerea direcţiei de evidență a persoanelor şi structurile subordonate acestuia în scopul menţinerii, păstrării şi perfecţionării stării de funcţionalitate a serviciului. Acelaşi tip de relaţii se stabilesc între şef şi personalul subordonat acestuia.

Art. 9 – (1) Direcția de evidență a persoanelor este organizat la nivel de direcţie şi are în componenţă Serviciul de stare civilă și administrativ şi Compartimentul de evidență a persoanelor.

(2) La nivelul direcţiei de evidență a persoanelor, activitatea de control şi coordonare este atributul conducerii şi se realizează prin intermediul directorului. De asemenea, în activitatea de control, pe linii specifice de muncă, directorul executiv poate angrena şi alt personal specializat din cadrul structurilor proprii.

(3) În cadrul compartimentului unde nu sunt prevăzute funcţii de conducere, se stabilesc relaţii de autoritate funcţionale între personalul cu funcţia cea mai mare şi restul personalului acestor structuri, în vederea îndrumării şi îmbinării în mod unitar a activităţii acestora, a echilibrării sarcinilor şi a armonizării eforturilor necesare pentru asigurarea unităţii de acţiune în vederea îndeplinirii obiectivelor propuse.

Art. 10 -(1) Direcţia de Evidenţa Persoanelor primeşte şi soluţionează cererile cetăţenilor pe probleme specifice de evidenţă a persoanelor din municipiul Slobozia, în care funcţionează direcția.

(2) Direcţia de Evidenţa Persoanelor primeşte şi soluţionează cererile cetăţenilor pe probleme specifice de evidenţă a persoanelor din comunele arondate acestei direcții respectiv, Albești, Amara, Andrășești, Bucu, Ciulnița, Cosâmbești, Gheorghe Doja, Gheorghe Lazăr, Grivița, Mărculești, Miloșești, Ograda, Perieți, Reviga, Sălcioara, Scânteia, Traian, la care nu s-au constituit încă servicii publice comunitare locale.^²

(3) Modificarea arondării actuale a direcţiei de evidență a persoanelor se stabileşte prin hotărâre a consiliului judeţean, la propunerea direcției judeţene, cu avizul prealabil al Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrare a Bazelor de Date.^³

Art. 11 – (1) Conducerea direcţiei de evidență a persoanelor este asigurată de director.

(2) Directorul Direcţiei de Evidenţa Persoanelor este numit sau eliberat din funcţie prin hotărâre a consiliului local, în condiţiile legii, cu avizul prealabil al Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrare a Bazelor de Date în conformitate cu prevederile art. 9 alin. (2) din Metodologia privind criteriile de dimensionare a numărului de funcţii din aparatul serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, constituirea patrimoniului şi managementul resurselor umane, financiare şi materiale, aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 2104/2004, cu modificările şi completările ulterioare.

Art. 12 – (1) Directorul reprezintă Direcţia de Evidenţa Persoanelor în relaţiile cu şefii celorlalte structuri din cadrul primăriei, cu şefii (comandanţii) unităţilor din Ministerul Afacerilor Interne, cu instituţiile şi organismele din afara sistemului Ministerului Afacerilor Interne, potrivit competenţelor legale.

(2) În aplicarea ordinelor şi instrucţiunilor de nivel superior, directorul Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor emite dispoziţii obligatorii pentru tot personalul din subordine, în conformitate cu prevederile legale.

(3) În condiţiile legii şi reglementărilor specifice, directorul Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor poate delega unele atribuţii din competenţa sa altor persoane din subordine.

Art. 13 – (1) Directorul Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor răspunde în faţa consiliului local de întreaga activitate pe care o desfăşoară, potrivit prevederilor fişei postului.

(2) Personalul Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor răspunde de întreaga activitate pe care o desfăşoară, în faţa șefului serviciului.

CAPITOLUL III

ATRIBUŢIILE DIRECŢIEI DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR

Art. 14 – Direcţia de Evidenţa Persoanelor are următoarele atribuţii principale:

întocmeşte, ţine evidenţa şi eliberează certificatele de stare civilă;
înregistrează actele şi faptele de stare civilă, precum şi menţiunile şi modificările intervenite în statutul civil, în domiciliul şi reşedinţa persoanei, în condiţiile legii;
întocmeşte şi păstrează registrele de stare civilă, în condiţiile legii;
întocmeşte, completează, rectifică, anulează sau reconstituie actele de stare civilă şi orice menţiuni efectuate pe actele de stare civilă, în condiţiile legii;
constată desfacerea căsătoriei, prin divorţ pe cale administrativă, dacă soţii sunt de acord cu divorţul şi nu au copii minori, născuţi din căsătorie sau adoptaţi;
actualizează Registrul Judeţean de Evidenţă a Persoanelor, cu datele de identificare şi adresele cetăţenilor care au domiciliul sau reşedinţa în raza de competenţă teritorială a direcţiei de evidență a persoanelor;
utilizează şi valorifică Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor;
furnizează, în cadrul Sistemului naţional informatic de evidenţă a populaţiei, denumit în continuare S.N.I.E.P., date necesare pentru actualizarea Registrului Naţional de Evidenţă a Persoanelor;
furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene şi locale, agenţii economici şi către cetăţeni;
primeşte, în sistem de ghişeu unic, cererile şi documentele necesare în vederea eliberării cărţilor de identitate, cărţilor de alegător, pașapoartelor simple electronice, permiselor de conducere, certificatelor de înmatriculare și a placilor cu numere de înmatriculare a vehiculelor și le înaintează serviciului public comunitar județean de evidență a persoanelor, serviciului public comunitar pentru eliberarea și evidența pașapoartelor simple, respectiv serviciului public comunitar regim permise de conducere și înmatriculare a vehiculelor.
primeşte de la structurile competente cărţile de identitate, cărţile de alegător, pașapoartele simple electronice, permisele de conducere, certificatele de înmatriculare și placile cu numere de înmatriculare a vehiculelor, pe care le eliberează solicitanţilor;
ţine registrele de evidenţă pentru fiecare categorie de documente eliberate;
constată contravenţiile şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii;
îndeplineşte şi alte atribuţii specifice activităţii de evidenţă a persoanelor, reglementate prin acte normative.

Secţiunea I

ATRIBUŢII PE LINIE DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR

ŞI ELIBERARE A ACTELOR DE IDENTITATE

Art. 15 – În domeniul evidenţei persoanelor şi eliberării actelor de identitate, direcţia de evidenţă a persoanelorare următoarele atribuţii principale:

primeşte, analizează şi soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate, cărţilor de alegător, stabilirea domiciliului, înscrierea în actul de identitate a menţiunii privind stabilirea reşedinţei şi înmânează solicitanţilor documentele în cauză;
primeşte şi soluţionează cererile de eliberare a actelor de identitate pentru persoanele care îşi schimbă domiciliul din străinătate în România;
primeşte şi soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate ale persoanelor internate în unităţi sanitare şi de protecţie socială, precum şi ale celor aflate în locurile de reţinere şi de arest preventiv din cadrul unităţilor de poliție sau în penitenciar din zona de responsabilitate şi înmânează documentele solicitate;
înregistrează toate cererile, în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru;
răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise în formularele necesare eliberării actelor de identitate;
desfăşoară activităţi de distribuire a cărţilor de alegător;
desfăşoară activităţi de primire, examinare şi rezolvare a petiţiilor cetăţenilor;
furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene şi locale, agenţii economici şi către cetăţeni;
efectuează verificări în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor cu privire la schimbarea numelui pe cale administrativă, în condiţiile în care lucrătorul de stare civilă nu are posibilitatea de a le efectua;
actualizează RNEP, cu modificările intervenite asupra datelor de stare civilă pentru minori precum și înregistrarea acestora;
preia în RNEP, informațiile înscrise în comunicarea de naștere cu privire la, identificarea tatălui copilului și efectuează legătura cu acesta;
actualizează prin macheta “Informații operative” -informații persoana mențiunea “copil înregistrat cu identitatea declarată a mamei”;
asociază codul numeric personal atribuit copilului la datele mamei în RIPD;
introduce în RNEP, datele înscrise în comunicare cu privire la persoana înregistrată tardiv;
efectuează în RNEP, legătura dintre persoana înregistrată tardiv și copilul său;
identifică – pe baza menţiunilor operative – elementele urmărite, cele cu interdicţia prezenţei în anumite localităţi etc. şi anunţă unităţile de poliţie în vederea luării măsurilor legale ce se impun;
colaborează cu unităţile de poliţie, participând la acţiunile şi controalele organizate de acestea la locurile de cazare în comun, hoteluri, moteluri, campinguri şi alte unităţi de cazare turistică, în vederea identificării persoanelor nepuse în legalitate pe linie de evidenţă a persoanelor, precum şi a celor urmărite în temeiul legii, precum şi cu poliţia locală potrivit atribuţiilor ce le revin pe linie de evidenţă a persoanelor;
asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii cu unităţile operative ale M.A.I., în scopul realizării operative şi de calitate a sarcinilor comune ce le revin, în temeiul legii;
soluţionează cererile formaţiunilor operative din M.A.I., S.R.I., S.P.P., Justiţie, Parchet, M.Ap.N., privind verificarea şi identificarea punctuală a persoanelor fizice;
acordă sprijin în vederea identificării operative a persoanelor internate în unităţi sanitare şi de protecţie socială, ce nu posedă asupra lor acte de identitate;
formulează propuneri pentru îmbunătăţirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru etc.;
întocmeşte situaţiile statistice şi analizele activităţilor desfăşurate lunar, trimestrial şi anual în cadrul serviciului;
asigură gestiunea cărţilor de identitate provizorii şi întocmeşte procesele-verbale de scădere din gestiune;
răspunde de activităţile de selecţionare, creare, folosire şi păstrare a arhivei specifice;
organizează, asigură conservarea şi utilizează, în procesul muncii, evidenţele locale manuale;
asigură protecţia datelor cu caracter personal şi a informaţiilor clasificate, precum şi securitatea documentelor serviciului, în conformitate cu dispoziţiile legale;
sesizează dispariţia, în alb, a tipizatelor înseriate pe linie de evidenţă a persoanelor şi raportează dispariţia acestora pe cale ierarhică;
răspunde de aplicarea întocmai a dispoziţiilor legale, a ordinelor şi instrucţiunilor care reglementează activitatea pe linia regimului de evidenţă a persoanelor;
constată contravenţiile şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii;
îndeplineşte şi alte atribuţii specifice activităţii de evidenţă a persoanelor, reglementate prin acte normative.

Secţiunea II

ATRIBUŢII PE LINIE DE STARE CIVILĂ

Art. 16 – Pe linie de stare civilă, direcţia de evidenţă a persoanelor are următoarele atribuţii principale:

întocmeşte, la cerere sau din oficiu, potrivit legii, acte de naştere, de căsătorie şi de deces, în dublu exemplar şi eliberează persoanelor fizice îndreptăţite certificate doveditoare, privind actele şi faptele de stare civilă înregistrate;
colaborează cu asistentul social din cadrul Spitalului Slobozia și Biroul de Ordine Publică din cadrul IPJ Ialomița pentru efectuarea verificărilor în vederea stabilirii identității mamelor care nu prezintă acte de identitate și/sau au identitate declarată și nasc în maternitatea Slobozia, în vederea înregistrării nașteri minorilor;
verifică gravida/mama în registrele de stare civilă proprii sau în registrele S.P.C.L.E.P./primariei unității administrativ-teritoriale de la locul de naștere declarat;
urmare procesului-verbal al polițistului de ordine publică care a stabilit că mama nu este înregistrată în RNEP și nici în stare civilă (preluând imaginea facială și amprentele papilare), înregistrează nașterea copilului a cărui mama are identitatea declarată în baza documentelor prevăzute la art. 30 alin 2 din HG 64/2011, actualizată;
înscrie menţiuni pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare şi trimite comunicări de menţiuni pentru înscriere în registrele de stare civilă exemplarul I sau, după caz, exemplarul II, în condiţiile metodologiei cu privire la aplicarea unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă;
trimite comunicarea de naștere întocmită conform Anexei nr. 77 și fotocopia certificatului medical constatator al nașterii, în termen de 24 de ore de la data întocmirii actului de naștere la S.P.C.L.E.P. care arondează unitatea administrativ-teritorială de la locul nașterii;
primește cererea de înregistrarea tardivă a nașterii unei persoane de sex feminin ce declară ca are un copil a cărei naștere a fost înregistrată în conformitate cu prevederile art. 14 alin 4 din Legea nr 119/1996 actualizată și republicată și solicită, în termen de 24 de ore, în scris, I.P.J. IALOMIȚA preluarea de către un polițist criminalist a unei noi imagini faciale și a unui nou set de impresiuni papilare și compararea acestora în vederea identificării persoanei;
în situația în care, urmare a comparării seturilor de imagini faciale și amprente papilare, expertul certifică faptul că acestea corespund, ofițerul de stare civilă înregistrează tardiv nașterea, trimite comunicare de naștere către S.P.C.L.E.P.-ul de domiciliu și un extras de pe actul de naștere al mamei către primăria unității administrativ teritoriale unde s-a înregistrat nașterea copilului;
înscrie mențiuni pe marginea actului de stare civilă aflate în păstrare și trimite comunicări de mențiuni pentru înscriere în registrele de stare civilă exemplarul I sau, după caz, exeplarul II, în condițiile metodologiei cu privire la aplicarea unitară a dispozițiilor în materie de stare civilă;
eliberează, gratuit, la cererea autorităţilor publice, extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civilă, precum şi fotocopii ale documentelor aflate în arhiva proprie, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale, precum şi ale Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date;
eliberează, la cererea persoanelor fizice, dovezi privind înregistrarea unui act de stare civilă; dovezile cuprind, după caz, precizări referitoare la menţiunile existente pe marginea actului de stare civilă;
trimite, structurilor de evidenţă a persoanelor din cadrul direcției de evidenţă a persoanelor, la care este arondată unitatea administrativ-teritorială, în termen de 10 zile de la data întocmirii actului de stare civilă sau a modificărilor intervenite în statutul civil, comunicări nominale pentru născuţii vii, cetăţeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al cetăţenilor români; actele de identitate ale persoanelor decedate ori declaraţiile din care rezultă că persoanele decedate nu au avut act de identitate se trimit la structura de evidenţă a persoanelor din cadrul serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor de la ultimul loc de domiciliu;
trimite centrelor militare până la data de 5 a lunii următoare înregistrării decesului, documentul de evidenţă militară aflat asupra cetăţenilor incorporabili sau recruţilor;
primește, de la structurile de stare civilă ale unităților administrativ teritoriale care sunt arondate direcției de evidenșă a persoanelro, până la data de 5 a lunii următoare, certificatele anulate la completare;
întocmeşte buletine statistice de naştere, de căsătorie şi de deces, în conformitate cu normele Institutului Naţional de Statistică, pe care le trimit, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării, la Direcţia Judeţeană de Statistică;
dispune măsurile necesare păstrării registrelor şi certificatelor de stare civilă în condiţii care să asigure evitarea deteriorării sau a dispariţiei acestora şi asigură spaţiul necesar destinat desfăşurării activităţii de stare civilă;
atribuie codurile numerice personale, denumite în continuare C.N.P., din listele de coduri precalculate, pe care le păstrează şi arhivează în condiţii de deplină securitate;
propune necesarul de registre, certificate de stare civilă, formulare, imprimate auxiliare şi cerneală specială, pentru anul următor, şi îl comunică, anual, structurii de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P.;
reconstituie registrele de stare civilă pierdute ori distruse – parţial sau total -, prin copierea textului din exemplarul existent, certificând exactitatea datelor înscrise prin semnare şi aplicarea sigiliului şi parafei;
primește cereri și eliberează extrase multilingve de stare civilă;
primeşte cererile de schimbarea numelui pe cale administrativă şi documentele prezentate în motivare, pentru a fi transmise, spre verificare, serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor la care este arondată unitatea administrativ-teritorială;
primeşte cererile de înscriere de menţiuni cu privire la modificările intervenite în străinătate, în statutul civil al persoanei, determinate de divorţ, adopţie, schimbare de nume şi/sau prenume, precum şi documentele ce susţin cererile respective, pe care le înaintează D.E.P.A.B.D., în vederea avizării înscrierii menţiunilor corespunzătoare sau, după caz, a emiterii aprobării;
primeşte cererile de transcriere a certificatelor şi extraselor de stare civilă procurate din străinătate, însoţite de actele ce le susţin, întocmesc referatul cu propunere de aprobare sau respingere a cererii de transcriere pe care îl înaintează, împreună cu întreaga documentaţie, în vederea avizării prealabile de către D.P.C.J.E.P. în coordonarea cărora se află;
primește cereri de transcriere a certificatelor de stare civilă pentru cetățenii moldoveni/ucrinieni care au dobîndit/redobîndit cetățenia romînă și nu au avut niciodată domiciliul în Romînia, conform prevederilor legii nr. 14/2018. Efectuează verificări în actele de stare civilă, în RNEP, dar și la Inspectoratul General pentru Imigrări Ialomița, întocmește referatul cu propunere de aprobare sau respingere a cererii de transcriere pe care îl înaintează, împreună cu întreaga documentație, în vederea avizării prealabile de către S.P.C.J.E.P., în coordonarea cărora se află;
primeşte cererile de rectificare a actelor de stare civilă şi efectuează verificări pentru stabilirea cu exactitate a erorilor depistate în cuprinsul actelor de stare civilă sau a menţiunilor înscrise pe acestea, întocmeşte documentaţia şi referatul cu propunere de aprobare sau respingere şi le înaintează S.P.C.J.E.P., pentru aviz prealabil, în vederea emiterii dispoziţiei de aprobare/respingere de rectificare de către primarul unităţii administrative-teritoriale competente;
primește cereri de înregistrare tardivă a nașterii, efectuează verificările necesare în RNEP și actele de stare civilă pentru a stabili dacă a fost sau nu înregistrată nașterea și întocmeşte documentaţia şi referatul prin care se propune primarului unităţii administrative-teritoriale aprobarea înregistrării, cu avizul prealabil al S.P.C.J.E.P.;
primește declarații de recunoaștere ulterioară și declarații cu privire la purtarea numelui de familie, operează mențiunea corespunzătoare pe marginea actului de naștere, trimite comunicare de mențiune către S.P.C.J.E.P. Ialomița, care are în păstrare exemplarul II al actului de naștere și comunicare de modificare către compartimentul de evidența persoanelor pentru operare în RNEP;
primește de la instanțele de judecată și/sau de la persoanele interesate sentințe de tăgadă a paternității, stabilire filiație și/sau încuviințare de nume, sentințe civile de declararea a morții, sentițe de punere sub interdicție, operează mențiunile corespunzătoare pe marginea actelor de stare civilă, trimite comunicare de mențiune către S.P.C.J.E.P. Ialomița, care are în păstrare exemplarul II al actului de naștere și comunicare de modificare către compartimentul de evidența persoanelor pentru operare în RNEP;
primeşte cererile de reconstituire şi întocmire ulterioară a actelor de stare civilă, întocmeşte documentaţia şi referatul prin care se propune primarului unităţii administrativ-teritoriale emiterea dispoziţiei de aprobare sau respingere, cu avizul prealabil al S.P.C.J.E.P.;
înscrie în registrele de stare civilă, de îndată, menţiunile privind dobândirea, redobândirea sau renunţarea la cetăţenia română, în baza comunicărilor primite de la D.E.P.A.B.D. prin structura de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P.;
transmite, după înscrierea menţiunii corespunzătoare în actul de naştere, o comunicare cu privire la schimbarea numelui Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date, Direcţiei Generale de Paşapoarte din cadrul Ministerului Afacerilor Interne, Direcţiei Cazier Judiciar, Statistică şi Evidenţe Operative din cadrul Inspectoratului General al Poliţiei Române şi Direcţiei Generale a Finanţelor Publice judeţene din cadrul Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală, de la locul de domiciliu al solicitantului;
înaintează S.P.C.J.E.P. exemplarul II al registrelor de stare civilă, în termen de 30 de zile de la data când toate filele din registru au fost completate, după ce au fost operate toate menţiunile din registrul de stare civilă – exemplarul I;
sesizează imediat S.P.C.J.E.P., în cazul pierderii sau furtului unor documente de stare civilă cu regim special;
eliberează, la cererea persoanelor fizice îndreptăţite, certificate care să ateste componenţa familiei, necesare reîntregirii familiei aflate în străinătate;
primește cereri pentru completarea Părții B a Formularului E401 privind componența familiei în vederea acordării prestațiilor familiale, solicită acordul tuturor membrilor familiei în vederea prelucrării datelor cu caracter personal, efectuează verificări în RNEP și completează partea B a formularului respectiv;
efectuează verificările necesare avizării cererilor de reconstituire şi de întocmire ulterioară a actelor de stare civilă pentru cetăţenii români şi persoanele fără cetăţenie domiciliate în România;
efectuează verificări şi întocmeşte referate cu propuneri în vederea avizării de către S.P.C.J.E.P. a cererilor de transcriere a certificatelor/extraselor de stare civilă eliberate de autorităţile străine, precum şi a cererilor de rectificare a actelor de stare civilă;
efectuează verificări şi întocmeşte referate cu propuneri în dosarele având drept obiect anularea, completarea, modificarea pe cale judecătorească a actelor de stare civilă şi a menţiunilor existente pe marginea acestora, declararea judecătorească a dispariţiei şi a morţii unei persoane, precum şi înregistrarea tardivă a naşterii;
efectuează verificări cu privire la cererile de schimbare a numelui pe cale administrativă;
primeşte cererile de divorţ pe cale administrativă, semnate personal de către ambii soţi, în faţa ofiţerului delegat de la primăria care are în păstrare actul de căsătorie sau pe raza căreia se află ultima locuinţă comună a soţilor, înregistrează cererile de divorţ pe cale administrativă, în Registrul de intrare-ieşire al cererilor de divorţ şi acordă soţilor un termen de 30 de zile calendaristice, pentru eventuala retragere a acestora;
confruntă documentele cu care se face dovada identităţii solicitanţilor (cererile de divorţ pe cale administrativă, certificatele de naştere, certificatul de căsătorie şi actele de identitate şi, după caz, declaraţiile pe propria răspundere, date în faţa ofiţerului de stare civilă, în cazul în care ultima locuinţă declarată nu este aceeaşi cu domiciliul sau reşedinţa ambilor soţi înscris/ă în actele de identitate) şi constituie dosarul de divorţ;
constată desfacerea căsătoriei prin acordul soţilor, în condiţiile Metodologiei cu privire la aplicarea unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă, aprobată prin H.G. nr.64/2011, eliberează certificatul de divorţ care va fi înmânat foştilor soţi într-un termen maxim de 5 zile lucrătoare;
solicită, prin intermediul structurii de stare civilă din cadrul serviciului public comunitar judeţean de evidenţă a persoanelor, alocarea, din Registrul unic al certificatelor de divorţ, a numărului certificatului de divorţ, care urmează a fi înscris pe acesta;
înregistrează, în R.N.E.P., menţiunile referitoare la desfacerea căsătoriei pe cale administrativă, în baza comunicărilor transmise de către primăriile unităţilor administrativ – teritoriale care are în păstrare actul de căsătorie, de primăriile unităţilor administrativ – teritoriale de la domiciliul soţilor care nu are în păstrare actul de căsătorie, de notarii publici;
colaborează cu autorităţile de sănătate publică judeţene şi cu maternităţile pentru prevenirea cazurilor de internare a gravidelor fără acte de identitate asupra lor sau a căror identitate nu este cunoscută şi a cazurilor de părăsire a copiilor nou-născuţi şi neînregistraţi la starea civilă;
colaborează cu unităţile sanitare, instituţiile de protecţie socială şi unităţile de poliţie, după caz, pentru cunoaşterea permanentă a situaţiei numerice şi nominale a persoanelor cu situaţie neclară pe linie de stare civilă şi de evidenţă a persoanelor, a demersurilor ce se fac pentru punerea acestora în legalitate, până la rezolvarea fiecărui caz în parte, precum şi pentru clarificarea situaţiei persoanelor/cadavrelor cu identitate necunoscută;
primește cereri privind deschiderea procedurii succesorale, întocmește Anexa 24-sesizarea privind deschiderea procedirii succesorale pentru defuncții care au avut ultimul domiciliu pe raza municipiului Slobozia, în baza dispoziției Primarului nr 7158/28.07.2017;
transmite, lunar, la S.P.C.J.E.P., situaţia indicatorilor specifici;
transmite, lunar, la S.P.C.J.E.P., situația transcrierilor certificatelor de stare civilă ale cetățenilor moldoveni/ucrainieni, cpnform Radiogramei D.E.P.A.B.D. nr N4320663/13.03.2018;
transmite, semestrial, la S.P.C.J.E.P., situaţia căsătoriilor mixte;
desfăşoară activităţi de primire, examinare, evidenţă şi rezolvare a petiţiilor cetăţenilor;
asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii cu unităţile operative ale M.A.I., în scopul realizării operative şi de calitate a sarcinilor comune ce-i revin în temeiul legii;
formulează propuneri pentru îmbunătăţirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru etc.;
răspunde de activităţile de selecţionare, creare, folosire şi păstrare a arhivei;
execută acţiuni şi controale cu personalul propriu sau în colaborare cu formaţiunile de ordine publică, în unităţile sanitare şi de protecţie socială, în vederea depistării persoanelor a căror naştere nu a fost înregistrată în registrele de stare civilă şi a persoanelor cu identitate necunoscută;
colaborează cu formaţiunile de poliţie pentru identificarea unor cadavre şi persoane cu identitate necunoscută, precum şi a părinţilor copiilor abandonaţi;
răspunde de aplicarea întocmai a dispoziţiilor legale, a ordinelor şi instrucţiunilor care reglementează activitatea pe linia regimului de stare civilă a persoanelor;
îndeplineşte şi alte atribuţii specifice activităţii de stare civilă, reglementate prin acte normative.

Secţiunea III

ATRIBUŢII PE LINIE DE ELIBERARE A PAȘAPOARTELOR SIMPLE ELECTRONICE, A PERMISELOR DE CONDUCERE, A CERTIFICATELOR DE ÎNMATRICULARE ȘI A PLĂCILOR CU NUMERE DE ÎNMATRICULARE A VEHICULELOR

Art. 17 – Pentru eliberarea pașapoartelor simple electronice, a permiselor de conducere, a certificatelor de înmatriculare și a plăcilor cu numere de înmatriculare a vehiculelor, serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor are următoarele atribuții principale:

primește cererile, preia în sistem informatizat imaginile solicitanților și soluționează, în sistem de ghișeu unic, precum și documentele necesare în vederea eliberării pașapoartelor simple electronice, permiselor de conducere, certificatelor de înmatriculare și a plăcilor cu numere de înmatriculare a vehiculelor, pentru cetățenii care domiciliază în raza de competență;
trimite serviciului public comunitar pentru eliberarea și evidența pașapoartelor simple electronice, respectiv serviciului public comunitar regim permise de conducere și înmatriculare a vehiculelor, cererile și documentele necesare în vederea procedurii pașapoartelor simple electronice, permiselor de conducere, certificatelor de înmatriculare și a plăcilor cu numere de înmatriculare a vehiculelor;
preia de la serviciile publice comunitare competente pașapoartele simple electronice, permisele de conducere, certificatele de înmatriculare și plăcile cu numere de înmatriculare a vehiculelor în vederea înmânării lor către solicitanți;
înmânează pașapoartele simple electronice, permisele de conducere, certificatele de înmatriculare a vehiculelor și plăcile cu numere de înmatriculare a vehiculelor, persoanelor fizice care au solicitat eliberarea acestora;
răspunde la corectitudinea datelor preluate din documentele primare și înscrise de cetățeni în formularele utilizate pentru eliberarea pașapoartelor, permiselor de conducere auto și certificatelor de înmatriculare;
ține registrele de evidență pentru fiecare categorie de documente eliberate;
îndeplinește și alte atribuții pe linia eliberării documentelor în sistem de ghișeu unic, reglementate prin acte normative.

Secţiunea IV

ATRIBUŢII PE LINIE INFORMATICĂ

Art. 18 – Pe linie informatică, direcţia de evidență a persoanelor are următoarele atribuţii principale:

actualizează Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor cu datele privind persoana fizică în baza comunicărilor înaintate de ministere şi alte autorităţi ale administraţiei publice centrale şi locale, precum şi a documentelor prezentate de cetăţeni cu ocazia soluţionării cererilor acestora;
actualizează Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor cu menţiunile operative, precum şi cu informaţiile preluate din comunicările primite şi extrage din R.N.E.P. situaţii statistice pe linie de evidenţă a persoanelor, utilizând aplicaţiile informatice puse la dispoziţie de D.E.P.A.B.D.;
preia în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor datele privind persoana fizică, în baza comunicărilor nominale pentru născuţii vii, cetăţeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al persoanelor în vârstă de 0-14 ani, precum şi datele privind persoanele decedate;
preia în sistem informatizat imaginea cetăţenilor care solicită eliberarea actelor de identitate sau care solicită înscrierea menţiunii de stabilire a reşedinţei în buletinul de identitate;
operează în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor data înmânării cărţilor de identitate şi a cărţilor de identitate provizorii;
clarifică neconcordanţele dintre nomenclatorul arterelor de circulaţie şi situaţia din teren, respectiv din documentele cetăţenilor;
operează corecţii asupra neconcordanţelor înregistrate în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor (constatate cu ocazia unor verificări sau semnalate de alţi utilizatori);
colaborează cu primarul localităţii în vederea actualizării listele electorale permanente;
desfășoară activități pentru administrarea rețelei locale de calculatoare, precum și a utilizatorilor la nivel de sistem de operare (parole, drepturi de acces, etc.);
execută activităţi pentru întreţinerea preventivă a echipamentelor din dotare;
evidenţiază incidentele de aplicaţie şi pe cele referitoare la hardware şi în sistemul de operare;
participă la operaţii de instalare a sistemelor de operare a software-ului de bază şi de aplicaţie pe echipamentele de calcul care compun sistemul informatic local, împreună cu specialiştii B.J.A.B.D.E.P., respectiv S.A.B.D.E.P. București;
asigură protecţia datelor şi informaţiilor gestionate şi ia măsuri de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate şi secrete de serviciu;
formulează propuneri pentru îmbunătăţirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru etc.;
îndeplineşte şi alte atribuţii privind actualizarea Registrului Naţional de Evidenţă a Persoanelor, reglementate prin acte normative.

Secţiunea V

ATRIBUŢII PE LINIE DE ANALIZA-SINTEZĂ,

SECRETARIAT ŞI RELAŢII CU PUBLICUL

Art. 19 – În domeniul analiză-sinteză, secretariat şi relaţii cu publicul, direcţia de evidență a persoanelor are următoarele atribuţii principale:

primeşte, înregistrează şi ţine evidenţa ordinelor, dispoziţiilor, instrucţiunilor, regulamentelor, ştampilelor şi sigiliilor, asigurând repartizarea lor în cadrul direcţiei;
verifică modul în care se aplică dispoziţiile legale cu privire la apărarea secretului de stat şi de serviciu, modul de manipulare şi de păstrare a documentelor secrete;
organizează şi asigură întreţinerea, exploatarea şi selecţionarea fondului arhivistic neoperativ constituit la nivelul direcţiei, în conformitate cu dispoziţiile legale în materie;
asigură înregistrarea intrării/ieşirii tuturor documentelor şi clasarea acestora în vederea arhivării;
repartizează şi expediază corespondenţa după executarea operaţiunilor de înregistrare în registrele special destinate;
asigură primirea şi înregistrarea petiţiilor şi urmăreşte rezolvarea acestora în termenul legal;
organizează şi desfăşoară activitatea de primire în audienţă a cetăţenilor de către conducerea serviciului sau a lucrătorului desemnat;
centralizează principalii indicatori realizaţi, verifică modul de îndeplinire a sarcinilor propuse şi întocmeşte sintezele, situaţiile comparative şi analizele activităţilor desfăşurate periodic;
transmite direcției județene de evidență a persoanelor, sintezele şi analizele întocmite;
asigură constituirea fondului arhivistic neoperativ al direcţiei, din documentele rezultate din activitatea de profil.

CAPITOLUL IV

DISPOZIŢII FINALE

Art. 20 – (1) Atribuţiile directorului direcției de evidență a persoanelor şi ale personalului cu funcţii de execuţie sunt prevăzute în fişele posturilor.

(2) În raport de modificările intervenite în structura sau activitatea a direcţiei de evidență a persoanelor, fişele posturilor până la funcţia de şef serviciu, inclusiv, vor fi reactualizate, cu aprobarea directorului direcției.

(3)Fişa postului directorului direcției va fi reactualizată numai cu aprobarea Consiliului local.

(4)Pe baza extraselor din prezentul regulament directorul direcței întocmeşte fişele posturilor pentru toate funcţiile din structură, pe care le aprobă primarul localității.

Art. 21 – Personalul direcţiei va fi încadrat în grupa de muncă corespunzătoare, conform reglementărilor în vigoare.

Art. 22 – Personalul direcţiei este obligat să cunoască şi să aplice întocmai, prevederile prezentului regulament, în părţile ce-l privesc.

1 În situaţia în care sunt necesare, şi pot fi susţinute din punct de vedere financiar-logistic, pot fi constituite, cu respectarea dispoziţiilor O.U.G. nr. 63/2010 aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 13/2011, şi structuri de juridic-contencios, financiar, asigurare tehnico-materială, în măsura în care activităţile specifice nu sunt asigurate de structuri specializate din cadrul primăriei.

2 În cazul care nu sunt deservite şi localităţi aparţinând altor unităţi administrativ teritoriale, acest fapt trebuie să se reflecte în cuprinsul art. 10 alin .(2) din Regulament.

3 Reţine atenţia faptul că rearondarea unor localităţi se realizează în condiţiile art. 25 alin. (2) şi (3) din O.G. nr. 84/2001, cu modificările şi completările ulterioare, în considerarea interesului comunităţii (prestarea serviciului public de către autoritatea cea mai apropiată).